秘書確認函

香港公司秘書的確認書/在職證明/公司資料搜尋報告

香港的公司文件要求往往會在最不合時宜的時刻出現：交易進行中、截止期限臨近，或當海外機構因等待正確文件而暫停申請時。銀行要求一份文件，外國監管機構需要另一份，而國際商業夥伴則要求不同的文件，但三者實際上尋求的是相同的資訊：經核實的公司擁有權、管理層，以及公司是否處於良好狀態的證明。

秘書確認函、在職證明書以及公司資料查冊報告都能回答這個問題，但它們由不同的簽發機構發出，格式各異，法律認受性亦不同。向錯誤的機構提交錯誤的文件不僅會造成延誤，還會向接收方傳達公司準備不足的印象，而在公司交易中，這種印象往往難以挽回。

 

什麼是秘書確認函？

秘書確認函是由公司秘書（或受委任的企業服務提供者）編製並簽署的文件，用以確認公司的主要資料。此文件通常被銀行、商業夥伴及國際機構接受，作為公司狀況的輔助證明。

主要特點：

• 確認公司名稱、註冊編號、成立日期、註冊地址，以及董事與股東資料等。
• 具彈性——可按第三方要求定制內容（例如銀行開戶所需的股東身份證明）。
• 當在職證明書或公司註冊處查冊未能即時取得時，可作為實務替代文件。

如何取得：

1. 向公司秘書或服務提供者申請——由其編製並簽署該文件。
2. 公證或加簽認證（如需要）——如用於海外，可能需由香港律師公證或加簽認證。

 

什麼是在職證明書？

在職證明書通常由公司秘書或企業服務提供者編製，用以證明香港公司的現任高級人員、董事及股東。

主要特點：

• 並非政府簽發文件，但廣泛用於盡職審查、銀行及法律用途。
• 確認截至簽發日期的公司結構及控制權。
• 提供對公司管理層及擁有權的獨立確認。

包含內容：

• 公司名稱及註冊編號。
• 成立日期。
• 註冊地址。
• 董事及高級人員的姓名與資料。
• 股東資料。

如何取得：

• 向企業服務提供者或公司秘書申請，由其根據法定記錄編製並認證。
• 公證（如需要）——部分海外機構可能要求由香港公證人進行公證。

什麼是公司資料查冊報告？

公司資料查冊報告是三者之中唯一的官方政府簽發文件，由香港公司註冊處透過其網上查冊中心或流動查冊服務直接生成。

主要特點：

• 提供公司公開申報資料的即時摘要。
• 由註冊處直接提供，被視為最具權威性的公司資訊來源。
• 銀行、律師及政府機構常要求此文件，作為在職證明書的替代。

包含內容：

• 公司名稱及註冊編號。
• 公司狀態（存續、解散或清盤中）。
• 成立日期。
• 註冊地址。
• 現任董事及公司秘書姓名。

如何取得：

• 透過公司註冊處網上查冊中心申請——每次查冊費用為港幣22元。
• 透過企業服務提供者協助取得及認證該報告。

比較香港三種主要公司驗證文件

當銀行、監管機構及海外當局要求提供香港公司結構證明時，三種文件經常被提及：秘書確認函、在職證明書及公司資料查冊報告。它們並不可互相替代。每種文件在簽發機構、所確認內容及在正式程序中的證據效力方面均有所不同。

文件	簽發機構	用途	常見使用情況	法律效力
秘書確認函	公司秘書／企業服務提供者	確認所要求的資料（董事、股東、公司結構）	銀行開戶、商業驗證、第三方確認	私人文件，海外使用時可能需公證
在職證明書	公司秘書／企業服務提供者	確認高級人員、董事及股東	盡職審查、銀行業務及法律合規	私人文件，可能需要公證
公司資料查冊報告	香港公司註冊處	提供官方公司記錄	官方驗證、監管審查、海外認可	政府簽發，證據效力最高

 

為什麼我需要這些文件？

與銀行、海外監管機構或國際商業夥伴往來的香港公司，通常需要提供正式文件，以核實公司結構及運作狀況。秘書確認函、在職證明書及公司資料查冊報告各自履行此角色，在任何交易、申請或合規程序進行之前，向相關機構提供經核實的公司資料。

這些文件可確認

• 公司的完整註冊名稱，包括任何曾使用的名稱。
• 公司在香港法律下的現行營運及合規狀況。
• 已在公司註冊處正式登記的註冊辦事處地址。
• 公司的法定及已發行股本。
• 現任董事、股東及受委任公司秘書的姓名及資料。
• 如適用，公司已登記的按揭或抵押詳情。

何時需要這些文件

• 在香港以外開設公司銀行帳戶：海外金融機構在處理申請前，需取得經核實的公司資料文件。
• 國際盡職審查程序：外國商業夥伴及機構投資者在簽訂具約束力安排前，會要求正式確認公司擁有權及管理架構。
• 海外司法管轄區的法律提交：當文件需由香港高等法院加簽認證以供海外承認時，這些記錄通常是標準提交文件的一部分。

 

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香港公司與某些離岸公司不同（例如在英屬維爾京群島、開曼群島等地註冊的公司），香港公司沒有“在職證明（Certificate of Incumbency）”。但是，為了達到您的公司需求，3E會計可以協助發出“秘書的確認書（Secretary’s Confirmation Letter）”，內容包含公司的詳細資料和結構，類似於在職證書（Certificate of Incumbency）。此外，根據您或您的業務夥伴的要求，3E會計還可以協助獲得由香港公司註冊處（Hong Kong Companies Registry）認證的“公司資料搜索(Company Particulars Search)”報告。

 

秘書的確認信例子

秘書的確認信將如下圖所示：

 

 

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