香港的公司确认书、在职证明以及资料搜寻报告

香港公司秘书的确认书/在职证明/公司资料搜寻报告

当与银行、投资者、监管机构或海外当局打交道时，香港企业通常需要提供验证公司存在、结构及授权代表的正式文件。最常见的文件包括：

• 秘书确认函
• 在任证明书
• 公司资料查询报告
  

尽管它们的目的类似——验证公司信息，但每份文件的正式程度、签发机构和适用场景有所不同。

 

什么是秘书确认函？

秘书确认函是由公司秘书（或指定的企业服务提供商）准备并签署的文件，用于确认公司的主要资料。与由香港公司注册处（CR）直接签发的公司资料查询报告不同，该函件并非政府文件。但它通常被银行、商业伙伴和国际当局接受，作为公司法律地位的佐证。

主要特点：

• 确认公司名称、注册号、成立日期、注册地址，以及董事和股东信息。
• 灵活度高——可根据第三方要求定制特定信息（例如：为开立银行账户提供股东身份证明）。
• 当在任证明书或公司注册处查询未能及时取得时，可作为实用替代文件。

获取方式：

1. 向公司秘书或服务提供商申请——由公司秘书或企业服务机构准备并签署。
2. 公证或加注（如需）——如用于国际场景，可能需要由香港律师公证或办理加签认证。

 

什么是在任证明书？

在任证明书通常由公司秘书或企业服务提供商出具，用于证明香港公司现任高管、董事及股东的信息。

主要特点：

• 并非政府签发，但广泛用于尽职调查、银行及法律用途。
• 确认签发日期时的公司架构及控制权。
• 提供独立的公司管理层及股东情况证明。

包含内容：

• 公司名称及注册号。
• 成立日期。
• 注册地址。
• 董事及高管的姓名及详情。
• 股东信息。

获取方式：

• 通过企业服务提供商或公司秘书——由其根据法定记录准备并出具。
• 公证（如需）——部分海外机构可能要求由香港公证人进行公证。

 

什么是公司资料查询报告？

公司资料查询报告是三者中唯一的官方政府文件，由香港公司注册处通过网络搜索中心或公司查询流动服务直接生成。

主要特点：

• 提供公司已公开提交的资料概览。
• 被视为最权威的信息来源，因为数据直接来自公司注册官。
• 银行、律师及政府机构常会要求该文件作为在任证明书的替代。

包含内容：

• 公司名称及注册号。
• 公司状态（存续、解散或清盘中）。
• 成立日期。
• 注册地址。
• 现任董事及公司秘书姓名。

如何获取：

• 通过公司注册处电子查册中心线上获取 – 每次查册费用为港币22元。
• 通过企业服务提供商，他们可以协助您提取并认证报告。

三份文件的比较

文件	签发机构	用途	常见使用场景	法律效力
公司秘书确认函	公司秘书 / 企业服务提供商	确认所需的公司详情（董事、股东、架构）	银行开户、业务验证、第三方确认	私人文件，海外使用可能需公证
在任证明书	公司秘书 / 企业服务提供商	确认现任高管、董事、股东	尽职调查、银行及法律合规	私人文件，可能需要公证
公司资料查册报告	香港公司注册处	提供官方公司记录	官方验证、合规检查、海外认可	政府签发，具最高证明效力

 

为什么需要这些文件？

3E Accounting 的公司秘书确认函将包含所有重要的公司信息以供参考。公司秘书确认函中的详情包括以下内容：

• 公司名称历史
• 在香港的活跃及合规状态
• 注册地址
• 股本
• 现任董事
• 现任股东
• 现任公司秘书
• 抵押及押记详情（如有）

在商业活动中，或在某些海外银行要求下，您可能需要此文件，以便在公司开设境外银行账户时核实所提供信息的准确性。

不同银行在处理企业银行开户申请时有各自的要求。在某些情况下，您将需要此文件。如果您打算在其他司法管辖区使用该文件，需要提前确认接收方的要求。

有时，您的业务伙伴或海外银行可能要求将已提交的法定表格由香港高等法院加签认证。如有需要，欢迎随时联系我们获取免费报价。

 

需要为您的香港公司获取上述文件？3E Accounting 可以帮您！

与一些海外离岸公司（如注册于英属维尔京群岛或开曼群岛的公司）不同，香港公司并没有“在任证明书”。然而，为了满足您的业务需求，3E Accounting可以协助签发公司秘书确认函，其中包含贵公司的详情与架构，类似于在任证明书的内容。根据您或您的业务伙伴的要求，3E Accounting 也可以协助获取由香港公司注册处认证的“公司资料查册”报告。

 

秘书的确认信例子

秘书的确认信将如下图所示：

 

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