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香港公司秘書服務

香港的每一家有限公司都必須在香港委任一名公司秘書，並聘用香港公司秘書服務。香港《公司條例》（第622章）（CO）規定，所有在香港註冊成立的公司都必須設有公司秘書。此外，根據上市規則（LR）3.28條以及上市公司《企業管治守則》（CG Code）第F部分的規定，上市公司亦必須委任公司秘書。

什麼是香港公司秘書？

根據《公司條例》（第622章）的規定，公司秘書是香港註冊成立的公司必須設立的法定職位。該職位是一項法律要求，旨在確保公司持續遵守監管規定及申報義務。

香港法律規定，公司秘書必須是通常居住於香港的個人，或是在香港註冊的法人實體。同一公司的唯一董事不得同時擔任該公司的公司秘書。

對於在香港營運的企業而言，公司秘書是公司與監管框架之間的重要連結。此職能確保企業遵循良好的公司治理標準，並確保所有法定責任能夠完整且及時地履行。

為什麼您的香港公司需要公司秘書？

香港《公司條例》對此規定明確。所有在香港註冊成立的公司都必須委任公司秘書，而該職位亦附帶監管機構期望履行的相關責任。

不遵守規定的處罰並非象徵性。罰款最高可達100,000港元，而未按時提交申報文件或未妥善保存公司記錄的企業，一旦執法程序啟動，將幾乎沒有補救空間。

對於在香港法律體系下營運的企業而言，公司秘書是確保公司合法合規運作的關鍵職位，一旦出現問題，該職位亦是最直接承擔責任的角色之一。

香港公司需要公司秘書的主要原因如下：

法律及法定要求

委任公司秘書是每一家香港公司的強制性要求。該職位必須由通常居住於香港的個人擔任，或由在香港註冊的專業公司承擔。

確保監管合規

公司秘書負責監督公司遵守《公司條例》及相關法規，包括反洗錢及反恐融資要求。其職能是確保公司的營運始終符合現行法律標準。

提交強制性申報文件

公司秘書負責向 公司註冊處提交年度申報表（通常稱為NAR1表格）。該職責亦包括申報公司結構變更，例如董事的委任或辭任、股份轉讓或股本變動。

維護法定記錄冊

該職位需要維護法定登記冊，包括成員登記冊、董事登記冊以及重要控制人登記冊。這些記錄必須保持準確，並按照法律要求可供查閱。

促進公司治理

公司秘書負責組織董事會會議及年度股東大會，準備會議記錄和決議，並確保公司與政府機構之間保持適當溝通。

誰可以擔任香港公司秘書？

香港法律對誰可以擔任公司秘書設有明確標準。該要求載於《公司條例》，並適用於在香港註冊成立的所有公司。

雖然本地個人可以滿足法定要求，但許多公司會選擇委任專業的公司秘書服務機構。這主要是出於營運考量，因為專業服務機構能夠提供持續服務、熟悉申報流程，並具備監控截止日期及監管更新的成熟流程。

公司秘書必須是香港居民
提供公司秘書服務的專業機構必須在香港註冊，並持有TCSP牌照。
個人或公司必須是香港公司治理公會（Hong Kong Chartered Governance Institute）的會員。

香港公司秘書的主要職責是什麼？

香港公司秘書的職責範圍廣泛，主要包括：

職責	工作範圍	對企業的影響
確保法定合規	監督《公司條例》下的義務，並確保所有法定要求在規定期限內完成。	保障公司及其董事免受檢控、罰款及聲譽損害。
準備及提交年度申報表（NAR1表格）	準備、審核並向公司註冊處提交年度申報表，以確認公司資料保持準確。	若未按時提交，可能導致不斷增加的罰款及潛在法律後果。
維護法定登記冊	維護並更新成員登記冊、董事登記冊、公司秘書登記冊及重要控制人登記冊（SCR）。	確保公司所有權及管理架構的透明度與法律有效性。
申報公司結構變更	提交有關董事、股東、註冊地址、股本或公司名稱變更的法定表格。	確保變更獲得法律承認，並防止公司行為失效。
股東會議	準備會議通知、起草決議、記錄會議紀要，並確保程序符合法規要求。	建立具有法律效力的公司決策記錄，並保障董事權益。

如何為您的公司選擇合適的公司秘書？

為公司選擇合適的公司秘書是確保公司保持合規並避免罰款的重要步驟。選擇時應考慮的關鍵因素如下：

因素	需要提出的關鍵問題	優質服務提供者應具備	若忽視的風險
法律資格	該個人是否通常居住於香港，或該公司是否已在香港正式註冊？	能夠提供清晰的香港居住證明或公司註冊證明。	任命無效，並違反《公司條例》。
監管專業知識	他們是否具備處理香港《公司條例》（第622章）的實際經驗？	在處理年度申報、法定申報文件及合規諮詢方面擁有可靠的經驗記錄。	申報錯誤、錯過截止日期以及產生罰款。
合規管理系統	他們如何追蹤法定截止日期和申報時間表？	擁有結構化的合規日曆、自動提醒以及完善的審查流程。	延遲申報和罰款可能迅速增加。
服務範圍	服務是否包括SCR維護、董事會決議、股份轉讓及監管更新？	提供涵蓋所有法定義務的全面支援。	合規覆蓋存在漏洞。
公司治理諮詢支援	他們是否會向董事提供監管更新及公司治理標準方面的建議？	主動提供更新並清晰解釋法律變化。	董事可能不了解新的合規風險。
相關行業經驗	他們是否曾為規模、結構或行業相似的公司提供服務？	能夠展示對企業營運實際情況及成長階段的理解。	提供的建議過於通用，無法匹配企業結構。
回應速度	誰將負責您的帳戶？處理緊急事項的回應時間是多久？	設有專屬聯絡人及明確的服務標準。	在處理緊急申報或公司結構變更時出現延誤。

公司秘書服務套餐費用 | 香港公司秘書服務

服務套餐	費用（港幣）
年度公司秘書服務	HK$400
編制重要控制人登記冊並提供指定代表與香港政府部門聯絡	HK$400
為所有董事及股東提供通訊地址	HK$300
提交年度申報表	HK$200 @
協助辦理向政府繳付的商業登記續期費用	HK$200 @@
為在香港實際開展業務的地點申請額外分行登記證	每份分行登記證一次性服務費HK$200（不包括稅務局每年收取的分行登記費用）
向稅務局申報開始營業通知	免費

@ 若年度申報表在規定時間內提交（即在公司申報日期後42天內，即公司成立周年日），則不收取額外費用。

@@ 將協助處理向政府繳付的商業登記費以續期證書，但公司秘書服務套餐不包含商業登記費本身。商業登記費按政府規定每年更新，金額可能有所不同。有關BR費用詳情，請參閱商業登記費。

我們的年度公司秘書服務包括：

擔任公司一年的公司秘書；
作為與香港政府部門溝通的協調人；
準備並向公司註冊處提交年度申報表；
準備年度股東大會（“AGM”）的書面決議；
維護會議記錄及法定登記冊；
就秘書記錄配合法定年度審計與審計師溝通；
協助處理向政府繳付的商業登記費，但公司秘書套餐不包含商業登記費本身；
編制重要控制人登記冊並提供指定代表與香港政府部門聯絡；
就秘書、法定、合規、會計及稅務事項提供建議；
監督並確保遵守相關政府法規及法律要求，特別是《公司條例》和《稅務條例》。（客戶將透過電子郵件定期收到合規提醒）。

* 若董事、股東、實益擁有人、可登記控制人及名義董事提名人的總人數超過3名個人或實體，將收取每名個人或實體HK$300的盡職調查審核費用。

我們擁有合資格的專業人士提供優質的公司秘書服務，並確保我們的服務符合香港《公司條例》的規定。如果您正在尋找可靠的香港公司秘書服務，您來對地方了！歡迎立即聯絡我們了解更多資訊。

非常規秘書服務基礎套餐費用

基礎服務項目	費用（港幣）
於特別股東大會（EGM）批准董事酬金	HK$500起
委任首任審計師	HK$500
更換審計師	HK$500
更改銀行簽署人	HK$500
準備開立銀行帳戶的決議	HK$500
準備關閉銀行帳戶的決議	HK$500
股息宣派決議	首位股東HK$500 其後每位股東HK$300
更改業務活動	HK$500
更換公司秘書	HK$500
更改註冊地址	HK$800
更換董事	每位個人HK$800起
更改實益擁有人、可登記控制人及名義董事提名人	每位個人HK$800起
更改財政年度結算日	HK$500
購買物業決議	HK$500
終止處理費用	HK$1,000
法定記錄文件查閱	每次HK$1,000
普通股股份轉讓（個人之間）（包含股票證書）（不包括印花稅）	每份轉讓協議 / 轉讓人 / 受讓人HK$1,500起（以較高者為準）
普通股股份轉讓（公司股東之間）（包含股票證書）（不包括印花稅）	每份轉讓協議 / 轉讓人 / 受讓人HK$1,500起（以較高者為準）
優先股股份轉讓（個人之間）（包含股票證書）（不包括印花稅）	每份轉讓協議 / 轉讓人 / 受讓人HK$3,000起（以較高者為準）
優先股股份轉讓（公司股東之間）（包含股票證書）（不包括印花稅）	每份轉讓協議 / 轉讓人 / 受讓人HK$3,000起（以較高者為準）
股份轉讓協議見證	每個簽名HK$500起
以現金配發普通股（包含股票證書）（不包括政府費用：每1,000股HKD $1.00）	每位股東HK$1,000起
增加股本（不包括政府費用：每1,000股HKD $1.00）	HK$1,000
更改公司名稱	HK$1,000
修改公司章程細則（需要召開EGM）	HK$3,000起
由註冊會計師認證的文件真實副本	每頁HK$100
向公司註冊處登記為休眠公司	HK$1,000
公司註冊處出具持續註冊證明書	HK$500
公司註冊處公司資料查冊證書（線上）	HK$150
公司註冊處公司資料查冊證書（認證報告）	HK$300
公司註冊處影像記錄，包括以下文件的影像記錄： – 年度申報表及帳目 / 財務報表 – 董事、公司秘書及授權代表 – 公司成立/註冊及名稱變更 – 抵押及押記 – 接管、清盤、撤銷註冊、除名、休眠及法院命令 – 註冊辦事處、登記冊存放地點及非香港註冊公司的地址 – 股本結構 – 其他	每份線上記錄HK$150 每份認證報告記錄HK$300