香港的公司確認書、在職證明以及資料搜尋報告

香港公司秘書的確認書/在職證明/公司資料搜尋報告

當與銀行、投資者、監管機構或海外當局打交道時，香港企業通常需要提供驗證公司存在、結構及授權代表的正式文件。最常見的文件包括：

• 秘書確認函
• 在任證明書
• 公司資料查詢報告
  

儘管它們的目的類似——驗證公司資訊，但每份文件的正式程度、簽發機構和適用場景有所不同。

 

什麼是秘書確認函？

秘書確認函是由公司秘書（或指定的企業服務提供商）準備並簽署的文件，用於確認公司的主要資料。與由香港公司註冊處（CR）直接簽發的公司資料查詢報告不同，該函件並非政府文件。但它通常被銀行、商業夥伴和國際當局接受，作為公司法律地位的佐證。

主要特點：

• 確認公司名稱、註冊號、成立日期、註冊地址，以及董事和股東資訊。
• 靈活度高——可根據第三方要求訂製特定資訊（例如：為開立銀行帳戶提供股東身份證明）。
• 當在任證明書或公司註冊處查詢未能及時取得時，可作為實用替代文件。

獲取方式：

1. 向公司秘書或服務提供商申請——由公司秘書或企業服務機構準備並簽署。
2. 公證或加註（如需）——如用於國際場景，可能需要由香港律師公證或辦理加簽認證。

什麼是在任證明書？

在任證明書通常由公司秘書或企業服務提供商出具，用於證明香港公司現任高管、董事及股東的資訊。

主要特點：

• 並非政府簽發，但廣泛用於盡職調查、銀行及法律用途。
• 確認簽發日期時的公司架構及控制權。
• 提供獨立的公司管理層及股東情況證明。

包含內容：

• 公司名稱及註冊號。
• 成立日期。
• 註冊地址。
• 董事及高管的姓名及詳情。
• 股東資訊。

獲取方式：

• 透過企業服務提供商或公司秘書——由其根據法定記錄準備並出具。
• 公證（如需）——部分海外機構可能要求由香港公證人進行公證。

什麼是公司資料查詢報告？

公司資料查詢報告是三者中唯一的官方政府文件，由香港公司註冊處透過網絡搜索中心或公司查詢流動服務直接生成。

主要特點：

• 提供公司已公開提交的資料概覽。
• 被視為最權威的資訊來源，因為數據直接來自公司註冊官。
• 銀行、律師及政府機構常會要求該文件作為在任證明書的替代。

包含內容：

• 公司名稱及註冊號。
• 公司狀態（存續、解散或清盤中）。
• 成立日期。
• 註冊地址。
• 現任董事及公司秘書姓名。

如何獲取：

• 透過公司註冊處電子查冊中心線上獲取 – 每次查冊費用為港幣22元。
• 透過企業服務提供商，他們可以協助您提取並認證報告。

三份文件的比較

文件	簽發機構	用途	常見使用場景	法律效力
公司秘書確認函	公司秘書 / 企業服務提供商	確認所需的公司詳情（董事、股東、架構）	銀行開戶、業務驗證、第三方確認	私人文件，海外使用可能需公證
在任證明書	公司秘書 / 企業服務提供商	確認現任高管、董事、股東	盡職調查、銀行及法律合規	私人文件，可能需要公證
公司資料查冊報告	香港公司註冊處	提供官方公司記錄	官方驗證、合規檢查、海外認可	政府簽發，具最高證明效力

 

為什麼需要這些文件？

3E Accounting 的公司秘書確認函將包含所有重要的公司資訊以供參考。公司秘書確認函中的詳情包括以下內容：

• 公司名稱歷史
• 在香港的活躍及合規狀態
• 註冊地址
• 股本
• 現任董事
• 現任股東
• 現任公司秘書
• 抵押及押記詳情（如有）

在商業活動中，或在某些海外銀行要求下，您可能需要此文件，以便在公司開設境外銀行帳戶時核實所提供資訊的準確性。

不同銀行在處理企業銀行開戶申請時有各自的要求。在某些情況下，您將需要此文件。如果您打算在其他司法管轄區使用該文件，需要提前確認接收方的要求。

有時，您的業務夥伴或海外銀行可能要求將已提交的法定表格由香港高等法院加簽認證。如有需要，歡迎隨時聯繫我們獲取免費報價。

 

需要為您的香港公司獲取上述文件？3E Accounting 可以幫您！

香港公司與某些離岸公司不同（例如在英屬維爾京群島、開曼群島等地註冊的公司），香港公司沒有“在職證明（Certificate of Incumbency）”。但是，為了達到您的公司需求，3E會計可以協助發出“秘書的確認書（Secretary’s Confirmation Letter）”，內容包含公司的詳細資料和結構，類似於在職證書（Certificate of Incumbency）。此外，根據您或您的業務夥伴的要求，3E會計還可以協助獲得由香港公司註冊處（Hong Kong Companies Registry）認證的“公司資料搜索(Company Particulars Search)”報告。

 

秘書的確認信例子

秘書的確認信將如下圖所示：

 

 

3E會計能幫到您

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